Акт о недостаче товара при приемке

Приемка товара является довольно важной процедурой. Она требует пристального внимания от сотрудников, принимающих продукцию, так как от них помимо самой приемки также требуется проконтролировать качество товара и соответствие количества. При несоответствии фактических данных с теми, что указаны в документах, составляется акт о недостаче товара при приемке.

Для чего нужен акт о недостаче товара

Данный документ необходим для фиксации несоответствия товаров при их доставке с полным их описанием и количеством. Сравнение фактических данных производят с данными, записанными в накладных. Данный документ требуется для следующих целей:

  1. Для статистики, так как позволяет определить уровень организации, а также работу администрации компании и иных работников. Если в организации установлены строгие и четкие правила работы, то все процессы будут контролироваться должным образом, а значит и потери будут сведены к минимуму.
  2. Для отражения сумм убытков, понесенных компанией и подлежащую компенсации для поддержания баланса. Данный документ также применяется при подготовке отчетности.

Важно! Если при приемке товара от поставщика была обнаружена недостача, то составляется акт о недостаче. Данный документ передается поставщику для объяснения причины произошедшего, а также компенсации (денежными средствами, продукцией). Правильное составление данного акта позволит защитить интересы пострадавшей стороны в случае судебных разбирательств.

Проверку товара при приемке следует проводить в присутствии сотрудников транспортной компании или в присутствии представителей поставщика. Возникнуть недостача может по разным причинам, например:

  • по вине поставщика (отгрузил меньшее количество);
  • порча товара при транспортировке, нарушение правил упаковки;
  • в случае поставки некомплектного товара.

Составление акта недостачи позволяет взыскать с виновного денежную компенсацию и решить иные спорные вопросы с продавцом.

Как составить акт о недостаче товара при приемке

Акт о недостаче товара можно составить по унифицированной форме (ТОРГ-2 и ТОРГ-3), либо по форме, самостоятельно разработанной компанией. При разработке своей формы можно использовать за образец указанные унифицированные бланки. Самостоятельно разработанный бланк должен быть утвержден в учетной политике компании.

Заполняя акт о недостаче необходимо помнить о том, какие обязательные графы он должен в себя включать:

  • дата составления акта, место составления;
  • члены комиссии, выявившие недостачу;
  • товар, который подлежал проверке;
  • сведения о перевозчике;
  • информация о ТС, наличии/отсутствии пломб на контейнерах для перевозки;
  • условия хранения;
  • недостача (описывается наименование и количество недостающего товара);
  • стоимость (в том числе НДС).

После в акте можно указать таблицу, в которой будут указываться расхождения в количестве товара. Указывается количество мест, масса, фактически поступившая продукция и расхождения. После заполняется таблица, в которой фиксируется количество товара по документам поставщика и по факту. При этом указывается следующая информация:

  • наименование товара;
  • наименование, код по ОКЕИ ед.изм.;
  • количество товара по документам поставщика (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
  • количество товара по факту (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
  • брак и бой (при наличии);
  • отклонение (недостача, излишки).

Под таблицей может быть указано, как именно проводились измерения количества товара, а также подробно описаны все обнаруженные дефекты.

Важно! Акт заверяется лицами, осуществляющими приемку товара и обнаружившими недостачу. Для организации это должно быть не менее трех человек, а для ИП – один.

Составляется акт в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, где проводится сверка данных и заверение документа, а второй направляется поставщику по почте или через интернет. Но экземпляров документа может быть и больше – по числу задействованных сторон. Например, для поставщика, для покупателя и для транспортной компании.

Акт о недостаче

Претензия к акту о недостаче товара

К акту о недостаче следует приложить претензию, в которой будут указаны возможные способы решения проблемы. Выражаться они могут в следующем:

  • требование о доставки оплаченного и указанного в накладной товара;
  • согласие на то количество продукции, которое было получено при условии возврата разницы денежными средствами;
  • требование о возврате всей денежной суммы в случае отказа от всей партии товара.

Кто составляет акт о недостаче товара при приемке

Как правило за приемку товарных ценностей отвечают кладовщики, если в компании есть данная единица. В том случае, если фирма не крупная, и поставка нерегулярная, то эта обязанность может возлагаться на иного сотрудника. При этом с сотрудником, принимающим данные ценности и отвечающим за их хранение, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. В его должностной инструкции должны быть прописаны данные обязанности.

Заполняя документ, ответственный сотрудник должен придерживаться следующих правил:

  1. Подготовить распечатку нужной формы документа.
  2. Определить точное количество недостачи (причем указываются не только не поставленные позиции, то и не полностью укомплектованные).
  3. Заполняют акт в присутствии второй стороны.
  4. Вместе с актом составляют претензию, в которой предлагаются возможные способы решения проблемы.
  5. Если поставщиков несколько, то акт составляется на каждого из них отдельно.

Сроки составления акта о недостаче и претензии поставщику

Важно! Поставщику акт следует направить в достаточно короткие сроки. В противном случае поставщик имеет право отказаться от выполнения требований по претензии.

Подготовить акт о недостаче товара необходимо в тот же день, когда эта недостача была обнаружена. Если в тот же день сделать это невозможно, то акт должен быть составлен не позднее следующего дня. Это можно сделать и без участия представителей транспортной компании (если они отказались от участия). Кроме того, представители транспортной компании могут отказаться ставить свою подпись на документе. В этом случае потребуется изложить основания для отказа. После того, как акт будет составлен, в товарной накладной проставляется отметка о подобных действиях. Читайте также статью ⇒ ЧТО ДЕЛАТЬ ПРИ НЕДОСТАЧЕ ПРИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В 2019 ГОДУ

Учет недостачи товара у покупателя и поставщика

Если недостачу обнаружил покупатель, то сумма претензий, предъявляемых продавцу, отражается по дебету счета 76.2 «Расчеты по претензиям» и кредиту 60 счета «Расчеты с поставщиками». К учету принимают только то количество продукции, которая фактически была поставлена. Если разница будет установлена уже после принятия продукции к учету, то данные нужно будет изменить.

Продавцу в случае обнаружения недостачи при приемке товара нужно будет сделать запись о стоимости фактически поставленных товаров. Сложности могут возникнуть в том случае, если недостача была обнаружена уже после приемки товара. В этом случае порядок действий будет зависеть от того, когда была обнаружена недостача:

Когда обнаружена недостача Что делать
Недостача выявлена в конце отчетного периода, но в текущем календарном году В этом случае потребуется определить излишне начисленные прибыль, налоги и себестоимость.
Недостача выявлена уже в следующем году При таких обстоятельствах отчетность за прошедший год уже может быть сдана в контролирующие органы. Завышение доходов организации о продажи придется изменить путем отражения данной суммы в прочих расходах, а себестоимость – через доходы. Изменения вносятся датой начала претензии.

Важно! Поставщик для отражения недостачи своей поставки не применяет 76.2 счет. Задолженность до даты признания претензии будет отражаться на 62 счете «Расчеты с покупателями».

Какие еще документы могут быть составлены при приемке товара

Принимая товарные ценности, уполномоченный сотрудник должен проводить проверку их количества и качества. По результатам проверки составляется один из следующих документов:

  1. Акт приемки составляется в том случае, если не было выявлено каких-либо несоответствий и нареканий.
  2. Акт возврата составляется в случае выявления порчи всей продукции, либо большей ее части.
  3. Акт о недостаче заполняется при недопоставке.
  4. Акт об излишках составляется в том случае, если покупатель хочет забрать излишки себе.

Все документы должны составляться по строгим нормам. При этом четко указываются причины составления документа.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

© 2013-2019 Простая бухгалтерия ·  Политика конфиденциальности  · Копирование материалов сайта разрешено только при наличии активной ссылки на источник
Adblock detector