Командировка за границу в 2019 году

Зарубежная командировка – явление не частое, именно поэтому бухгалтеры, однажды столкнувшись с оформлением командировки за границу, задумываются над тем, как ее правильно оформить, как списать расходы. Данная статья расскажет об особенностях учета командировочных расходов при поездке за границу и проанализирует особенности документального оформления заграничной командировки по сравнению с командировкой по РФ.

Оформление командировки и учет командировочных расходов мы ранее уже рассматривали – ссылка, но в указанной статье делался упор на служебные поездки в пределах РФ. Если же работника нужно отправить  в более дальнюю поездку, за рубеж, то нужно учесть некоторые особенности.

Учет расходов

Перечень командировочных расходов, которые организация может учесть при налогообложении, перечислен в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ:

• Затраты на проезд;
• Затраты на жилье;
• Суточные;
• Оформление визы;
• Оформление загранпаспорта;
• Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита транспорта, за пользование морскими каналами и другие подобные платежи и сборы.

Расходы на проезд

Организация возмещает своему работнику расходы на:

• доставку до места посадки к месту назначения (до аэропорта, вокзала) и обратно, к месту работы;
• доставку до места назначения и обратно (билет на самолет, поезд и т.д.);
• перемещение в месте назначения.

Для того чтобы организация имела возможность учесть эти расходы при налогообложении, нужно, чтобы они были документально подтверждены. Для этого нужно собрать документы, подтверждающие оплату проезда, это билеты, чеки, проездные.

Расходы на жилье

Командируемый работник, прибыв к месту назначения, находит себе жилье, снимает квартиру в аренду или номер в гостинице, отеле.

Дополнительные расходы в гостинице (баня, сауна, массаж, питание) работнику не оплачивается.

В качестве командировочных расходов на проживание может быть учтены также затраты на бронирование номер в отеле, если эта услуга платная.

Расходы списываются при наличии документов, подтверждающих факт оплаты и оказание услуги, например, чеки, акт об оказании услуги, накладные, счета-фактуры и пр.

Суточные

Если два предыдущих вида командировочных расходов для зарубежной поездки ничем не отличаются от поездки по РФ, то с суточными несколько сложнее.

Размер суточных при командировке за границу определяет организация самостоятельно. Причем особенности зарубежной командировки в том, страны могут значительно отличаться по уровню жизни. Поэтому организация может установить для разных стран разные величины суточных.

Никакие законодательные документы не ограничивают размер суточных ни в большую, ни в меньшую сторону. Оговаривается только, что суточные в пределах 2500 руб. не облагаются НДФЛ. Если суточные установлены в большем размере, то с величины, превышающей 2500 руб., необходимо будет удержать НДФЛ.

Суточные – это определенная денежная сумма, которая ежедневно компенсируется работнику на произведение им различных расходов, не связанных с проживанием и проездом.

В день, когда работник пересекает границу с РФ при выезде, начинают действовать размер суточных, установленных для страны, в которую командируемый въехал.

В день когда работник пересечет границу с РФ при возвращении на родину начинает действовать размер суточных, установленных для РФ.

Если командировка предусматривает посещение нескольких стран, то в день, когда командируемый въезжает в новую страну, начинает действовать размер суточных, установленных для этой страны.

При пересечении границы таможенный орган делает отметку в загранпаспорте, по которой бухгалтер в дальнейшем сможет определить, когда и в какую страну въехал работник.

Именно копия страницы загранпаспорта с этими отметками будет служить основанием для списания данных расходов.

Оформление загранпаспорта

Данный вид расходов характерен именно для зарубежной командировки. В случае, если работник, направляемой в заграничную поездку, не имеет загранпаспорта, он оформляется за счет средств организации.

При этом работнику может быть выдана определенная сумма денег для оформления всех необходимых документов и оплаты госпошлины.

Данные расходы должны быть также документально подтверждены, должны быть в наличии документы, подтверждающие оплату (чеки, квитанции). Также необходимо сделать копию загранпаспорта, который будет также являться подтверждающим документом.

Оформление визы

Еще один вид расходов, связанных с командировкой за границу, это расходы на оформление визы.

Для списания данных расходов необходимо иметь все документы, подтверждающие оплату пошлин и прочих сборов, консультационных услуг, услуг по доставке готовой визы в офис и пр. Также нужно сделать копию страницы с визой.

При необходимости копия визы может быть предоставлена в налоговую службу для обоснования произведенных расходов.

Все виды расходов, связанных с зарубежной командировкой, должны быть прописаны во внутренних локальных актах организации или в коллективном договоре. Там же должны быть указаны размеры суточных и виды иных расходов, возмещаемых работнику в связи с зарубежной командировкой.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Оформление документов

Командировка за границу начинается с того, что составляется служебное задание, занимается этим, как правило, непосредственный начальник работника, который отправляется за границу.

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте здесь.

На основании служебного задания на командировку оформляется приказ.

Далее работнику выдается необходимая сумма денег на затраты. Выдается он под отчет на основании авансового отчета АО-1. Сумма может быть выдана как в отечественной валюте, так и в иностранной.

В случае, если работнику подотчет дается иностранная валюта, организация должна ее предварительно купить. Подробнее о покупке валюты можно почитать здесь. Если работнику даются отечественные рубли, то работник самостоятельно проведет обмен по месту назначения.

При возвращении на место постоянной работы работник сдает служебное задание со своим отчетом о проделанных действиях. Отчет должен быть как можно более подробным, с подробным описанием произведенных расходов.

Кроме того, он сдает авансовый отчет с оправдательными документами.

Если у работника остались деньги, то он их возвращает в кассу с оформлением приходного кассового ордера (скачать образец ПКО), если работнику нужно возместить сумму, потраченную сверх выданного аванса, то она выдается ему из кассы на основании расходного кассового ордера (скачать образец РКО).

Важным отличием оформления зарубежной командировки от отечественной является то, что не нужно заполнять командировочное удостоверения. Если при поездке по РФ, работник должен в каждой организации, в которой он побывал, сделать отметку в командировочном удостоверении о прибытии, выбытии, то для поездки за границу этого делать не нужно.

Факт нахождения в той или иной стране будет подтверждаться загранпаспортом с отметками таможни о пересечении границы.