Правила инкассации денежных средств

К одному из способов сдачи наличных денег в банк, используемым организациями и ИП, является инкассация. Эту услугу предоставляют банки, в котором у предпринимателей или организаций открыты расчетные счета. Кроме того, данная услуга может предоставляться специальными организациями, имеющими лицензию на подобную деятельность. При использовании данного способа сдачи наличных в банк, необходимо соблюдать определенные правила инкассации денежных средств, которые мы рассмотрим в настоящей статье.

Для чего нужна инкассация

Основными целями инкассации денежных средств можно назвать следующие:

  1. Соблюдение правил сдачи наличных средств в банк в соответствии с Указанием Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций на территории РФ». Это связано с тем, что практически в каждой организации утвержден лимит кассы, то есть сумма средств, которая может храниться в кассе. А все средства сверх данной суммы подлежат сдаче на расчетный счет.
  2. Сохранность матценностей организации и обеспечение безопасности. Любая компания самостоятельно должна обеспечивать сохранность заработанных средств собственными силами. С этой целью они вводят в свой штат охранников, сторожей и обеспечивают необходимые меры безопасности, например, сигнализацию и видеонаблюдение. Но хранение крупных денежных сумм на счете в банке является наиболее безопасным способом сохранения средств. Кроме того, данный способ также позволяет компаниям проводить безналичные платежи.

Способы сдачи денежных средств в банк

Сдать наличные в банк на счет компании можно одним из следующих способов:

Способы сдачи наличных в банк Что собой представляет способ
Самостоятельно в банк В этом случае организация сама вносит наличку в кассу. Для этого компании потребуется обеспечение сотрудников транспортными средствами и принятие дополнительных мер безопасности.
Через федеральную почтовую связь В специальные сейфы (терминалы), которые выполняют роль касс, вкладывают деньги и указывается счет, на которых их нужно зачислить.
С помощью специальной организации, которая входящей в систему Банка России (например, инкассаторская служба) В качестве такой службы обычно выступает структурное подразделение банка, в котором у компании открыт счет или обособленная организация, имеющая лицензию на услуги инкассатора.

Важно! Законодательством ограничен перечень лиц, которые могут сдавать в банк наличные деньги. Но для организаций более целесообразным будет назначение в качестве такого лица своего кассира, который является сотрудником отвечающим за сохранность денег на основании договора о материальной ответственности.

Услуги инкассаторских служб

Независимо от того, кто оказывает инкассаторские услуги (служба банка, сторонняя организация), с ее помощью выполняются следующие действия:

  • доставка наличных денег компании в банк;
  • транспортировка выручки из торговых точек клиента в головной офис для последующей сдачи в банк;
  • транспортировка денежных средств на место покупки материальных ценностей;
  • сбор денежных средств из структурных подразделений компании и транспортировка их в банк;
  • сопровождение с целью обеспечения безопасности представителей компании, транспортирующих денежные средства или ценные бумаги к месту хранения;
  • доставка денежных средств из банка в офис или отдельное подразделение компании с целью их использования (на зарплату, для наличных расчетов с контрагентами);
  • доставка по заказу компаний разменной монеты.

Читайте также статью ⇒ КАК ЗАКРЫТЬ СЧЕТ В БАНКЕ ЮРИДИЧЕСКОМУ ЛИЦУ

Стоимость услуг инкассаторских служб

Стоимость услуг инкассаторских служб значительно отличаться в зависимости от некоторых условий, к которым относят:

Условия, от которых зависит стоимость услуг Подробности
Сумма средств, которую должны транспортировать инкассаторские службы Как правило, оплата рассчитывается как некоторый процент от суммы, подлежащей инкассации (0,1-2%). Чем большая сумма перевозится, тем меньший процент заплатит компания.
Удаленность от точки компании, из которой инкассаторам нужно забирать денежные средства, и до банка, в который денежные средства подлежат сдаче Чем дольше маршрут от точки до банка, тем выше оплата
Частота инкассаций Если компании необходимы только разовые услуги инкассаторов, то они обойдутся дороже. В случае заключения договора на постоянное обслуживание, стоимость будет значительно ниже (например, если заключается договор на ежедневный забор денежных средств и доставку в банк).
Меры предосторожности От того, какие именно меры безопасности хочет получить клиент, будет зависеть стоимость услуг. Дешевле обходятся стандартные условия, а для усиления мер безопасности заплатить нужно будет больше.
Вид предоставляемых услуг Например, будет ли оказывать инкассаторская организация только сопровождение сотрудника компании или полностью осуществлять инкассаторские услуги.
От региона нахождения организации и инкассаторской службы В зависимости от места проведения инкассации также рассчитывается стоимость услуг

Заполнение явочных карточек

При проведении инкассации ежемесячно оформляются явочные карточки (0402303), содержание которых должно соответствовать требованиям, установленным Положением Банка России. В карточках указывается следующая информация:

  • номер сумки инкассатора, в которой перевозятся деньги (за каждой точкой, с которой инкассаторы забирают средства, закрепляется несколько сумок, одну из которых забирают, а другая остается);
  • наименование, адрес компании, у которой производится забор средств;
  • телефон;
  • режим работы (график работы в будние, в выходные дни и перерывы на обед);
  • время, в которое инкассаторы осуществляют забор наличных средств.

Правила инкассации денежных средств

Для передачи денежных средств инкассатору, кассиру следует подготовить необходимые деньги, сложить их в сумку и заполнитьследующие документы: препроводительную ведомость, накладную и квитанцию к сумке. Ведомость сотрудником компании вкладывается в сумку с наличными, которая после этого пломбируется так, чтобы при транспортировке ее нельзя было незаметно вскрыть. Сумка с деньгами передается инкассатору и заполняется явочная карточка. Инкассатор в свою очередь подписывает квитанцию и ставит на ней штамп. После этого квитанция передается представителю компании. Далее действовать уже будет сотрудник банка. Получив денежные средства, он банка сверяет ее с суммой, указанной в объявлении на взнос наличных.Если суммы совпадают, то документы подписываются и выдается квитанция о внесении денег на счет.

Важно! Если суммы в документе и предоставленные наличными не совпадают, то объявление на взнос наличными оформляют заново. А неверный документ перечеркивают и на обороте указывают действительную сумму и подпись.

В случае обнаружения кассиром банка сомнительной купюры, он должен будет отправить ее на экспертизу. При этом он должен составить следующие документы:

  • акт вскрытия сумки и пересчета наличности;
  • ордер по передаче ценностей;
  • справка о приеме денежных знаков на экспертизу.

Если в результате экспертизы выяснится, что купюра действительно является фальшивой, то компании будет выдан акт экспертизы.

Читайте также статью ⇒ КАК ОТКРЫТЬ СЧЕТ В БАНКЕ ЮРИДИЧЕСКОМУ ЛИЦУ

Возможные проблемы

Приезд инкассаторов осуществляется в строго оговоренное время. Если подготовить наличные заранее кассир не успевает, то может возникнуть сбой в графике движения транспорта инкассаторов. В этом случае они могут оштрафовать компанию. В свою очередь компания сумму этого штрафа может взыскать с ответственного кассира, виновного в задержке.

Важно! Если сотрудником инкассаторской службы будет обнаружено, что нарушена целостность сумки или пломбы, то он откажется принять наличные.

Если инкассатором будут обнаружены неточности или ошибки в сопроводительной ведомости, то потребуется составить новую ведомость. Это должен сделать кассир, а инкассаторы подождать, если это не займет большого количества времени и не нарушит их график работы. Если инкассаторам потребуется сделать повторный заезд, то соответствующую отметку нужно будет проставить в явочной карточке. Если сумка с деньгами инкассатору сдана не была, в карточке проставляется отметка «отказ» и поясняется причина этого отказа. Данная отметка заверяется подписью ответственного лица компании (например, это может быть кассир). Если в какой либо день недели наличные в банк не сдаются (например, в день выплаты зарплаты), то инкассаторскую службу об этом необходимо предупредить заранее.Сделать это можно позвонив по телефону.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

© 2013-2019 Простая бухгалтерия ·  Политика конфиденциальности  · Копирование материалов сайта разрешено только при наличии активной ссылки на источник